La procedura di Stampa Unione
Ora che abbiamo a disposizione i due elementi fondamentali per la Stampa Unione, il modello del documento e l'archivio, possiamo cominciare con la procedura di unione vera e propria.
Avviamo Word e apriamo il documento creato in precedenza, che contiene il nostro messaggio, da inviare attraverso la posta elettronica.
Visualizziamo la scheda Lettere, premiamo il pulsante Inizia stampa unione e scegliamo dal menu visualizzato il tipo di documento che desideriamo utilizzare come documento principale. Nel nostro caso sceglieremo Messaggi di posta elettronica.
Figura 3 - Scegliere il tipo di Stampa Unione
Word 2007 imposta la visualizzazione in conseguenza della nostra scelta.
Ora possiamo selezionare la fonte dalla quale dovranno essere attinte le informazioni necessarie per la personalizzazione delle varie copie. Sebbene in questa fase della procedura sia possibile creare da zero un nuovo archivio, è preferibile averlo già pronto e memorizzato prima di cominciare la Stampa Unione. Nel nostro tutorial abbiamo ipotizzato proprio questo scenario: il nostro file (seppur con pochissimi dati di esempio) è già pronto. Premiamo il pulsante Seleziona destinatari e scegliamo Usa elenco esistente.
Figura 4 - Scegliere i destinatari
La finestra Selezione origine dati ci permetterà di indicare il file contenente l'archivio. Indichiamo il file Excel creato in precedenza e premiamo il pulsante Apri. Nello specifico caso di Excel, se il vostro file contiene più di un foglio di lavoro dovrete indicare quale utilizzare. Verifichiamo anche che l'opzione La prima riga di dati contiene intestazioni di colonna sia attiva (avete seguito il nostro suggerimento di inserire i nomi delle colonne nella prima riga vero?).
Figura 5 - Scegliere il foglio di lavoro
A questo punto, il pulsante Inserisci campo unione, presente nel gruppo Inserisci campi della scheda Lettere, sarà attivo e potremo cominciare con l'inserimento dei campi unione.
I campi unione sono dei 'segnalibri' che indicano a Word quale campo presente nell'archivio deve essere inserito nel documento e la sua esatta posizione e formattazione.
Considerando il nostro esempio, i campi di interesse sono solo due: "Cognome" e "Nome". Notate come i nomi dei campi corrispondano ai nomi delle colonne del nostro foglio Excel.
Ricordate? Nel nostro messaggio avevamo già inserito un testo fittizio in corrispondenza del Cognome e Nome del destinatario. Non ci resta che sostituirlo con il campo unione corrispondente.
Selezioniamo il testo "Cognome" inserito in precedenza e premiamo il pulsante Inserisci campo unione. Dalla finestra di dialogo visualizzata scegliamo il campo Cognome e premiamo il pulsante Inserisci.
Figura 6 - La finestra di dialogo Inserisci campo unione
Osserviamo l'inserimento del campo unione. Il nome è racchiuso tra i simboli << e >>. Ripetiamo il procedimento per il campo Nome. Assicuratevi che tra i due campi unione ci sia uno spazio, diversamente quando termineremo la procedura il nome e il cognome del destinatario saranno attaccati.
L'unione
Ora siamo pronti per completare la Stampa Unione. Word creerà diverse copie del nostro messaggio, in ognuna delle quali, al posto del campo unione, verrà sostituito il dato presente nel campo corrispondente dell'archivio. Per ogni riga dell'archivio verrà generata una nuova copia con i rispettivi dati.
Visualizziamo un'anteprima del risultato: premiamo Anteprima risultati, pulsante presente nell'omonimo gruppo della scheda Lettere. Word mostrerà la prima copia del documento; potremo scorrere le altre utilizzando i pulsanti freccia visualizzati in figura.
Figura 8 - La navigazione tra le anteprime dei risultati
Possiamo ora terminare la procedura. Nel gruppo Fine premiamo Finalizza e unisci e scegliamo dal menu l'opzione Invia messaggi.
Word ci chiederà alcune ulteriori informazioni per poter compilare correttamente i messaggi di posta elettronica. Fondamentale è indicare nella casella A: il campo dal quale importare l'indirizzo email del destinatario (nel nostro esempio si tratta del campo Email). Possiamo poi inserire l'Oggetto del messaggio e scegliere il formato di invio. Per messaggi contenenti immagini o oggetti grafici, come nel nostro esempio, è opportuno scegliere il formato HTML.
Volendo, è possibile anche limitare l'unione a un intervallo di record specificato, ma non è questo il nostro caso. Verifichiamo che sia attiva l'opzione Tutti e premiamo OK. Le copie dei messaggi email verranno generate e inviate automaticamente.