Creare il documento principale e l'origine dati
In questo tutorial supporremo di lavorare alla segreteria organizzativa di un congresso, e di dover comunicare a tutti i partecipanti una variazione nel programma tramite un messaggio email. Una situazione tipica in cui l'utilizzo della Stampa Unione può farci risparmiare molto tempo.
Preparare l'elenco dei destinatari
Come accennato prima, per eseguire una Stampa Unione occorre disporre di un archivio da utilizzare per personalizzare le varie copie del nostro documento. Nel nostro esempio questo archivio sarà l'elenco dei partecipanti al congresso.
Word può procedere autonomamente alla creazione del suddetto elenco, o appoggiarsi a file creati attraverso programmi esterni. Pensiamo di disporre di un file Excel contenente l'elenco di tutti i partecipanti, come quello mostrato nella figura sottostante:
Figura 1 - Elenco dei partecipanti in Excel
Come vedete si tratta di un elenco molto semplice. Non ci sono particolari raccomandazioni da fare se intendete utilizzare Excel per creare l'archivio da usare per la Stampa Unione; ricordate di inserire sempre i titoli delle colonne nella prima riga e di non lasciare righe o colonne vuote all'interno dell'elenco (potrebbero creare problemi per il corretto riconoscimento di campi e record).
Ora che abbiamo il nostro archivio pronto (e salvato) possiamo continuare con la Stampa Unione preparando il documento base.
Il documento
Il nostro suggerimento è quello di creare il template e salvarlo prima di cominciare la procedura di Stampa Unione. Lasciate in bianco o scrivete un testo fittizio (vi aiuterà dopo quando inserirete i campi unione) dove la Stampa Unione dovrà inserire i dati che preleva dall'archivio.
La personalizzazione del nostro messaggio email riguarderà il Nome e Cognome del destinatario scritti nel testo, pertanto abbiamo scritto genericamente "Nome" e "Cognome" per ricordarci dove desideriamo che la Stampa Unione inserisca tali dati. Il nostro documento ha un aspetto simile a quello in figura.
Figura 2 - Il documento preparato per la Stampa Unione