di Matteo Simeone
Quante volte durante il giorno ricevete lettere commerciali (o messaggi email) che pubblicizzano prodotti e servizi, vi ricordano di scadenze o vi notificano eventi? Molte, sicuramente.
Avrete notato come in questi messaggi spesso siano presenti dei riferimenti espliciti alla vostra persona, come il nome, cognome o altre informazioni personali. Tuttavia, questi messaggi sono creati in maniera automatica; sarebbe impensabile schierare eserciti di segretarie che correggano singolarmente il modello della comunicazione e lo inviano ai singoli destinatari. Lo strumento principe per raggiungere questo obiettivo si chiama Stampa Unione, disponibile nel noto programma di elaborazione testi Microsoft Word.
Introduzione alla Stampa Unione
Si tratta di una procedura, conosciuta anche come Mail merge, che ha lo scopo di creare tante copie di un documento base personalizzandone ognuna con dati presi da un archivio, chiamato origine dati. E' generalmente utilizzata per la produzione di lettere, email o comunicazioni da inviare a destinatari multipli, anche se non si tratta delle sole possibili applicazioni.
Per poter sfruttare la stampa unione occorrono due elementi:
- un documento base (il template da cui generare tutte le copie)
- un archivio (origine dati, da cui importare le informazioni)
Quest'ultimo può essere una banale tabella creata con un elaboratore testi, nei casi più semplici, ma anche un foglio elettronico o un database. Word è in grado di interfacciarsi con i formati più comuni di queste tipologie di file.